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Gestor Documental (TotalPlay)
¿Qué es NUXEO?
Comencemos por la definición: ECM (Enterprise Content Management) son todas aquellas estrategias, métodos y herramientas para la gestión de contenidos empresariales por las cuales se permite a las organizaciones la posibilidad de crear, almacenar, distribuir, archivar y gestionar todo su contenido de forma óptima”. Se trata de mejorar el manejo de la información, ya sea impresa o en formato electrónico, lo que nos lleva a una gestión integral de la misma.
Nuxeo es una plataforma (ECM) de gestión de contenido modular que permite a los desarrolladores crear aplicaciones de negocio para gestionar determinados tipos de contenido.
Existen varias herramientas para desarrollar aplicaciones de negocios sobre la plataforma, como Nuxeo Studio para la personalización y configuración de la plataforma, o Nuxeo IDE para ayudar a los desarrolladores a diseñar nuevas características.
La plataforma Nuxeo en sí viene con varios módulos, dedicados a casos de uso genéricos de gestión de contenidos y ayudar a manejar y rastrear el flujo de contenido a través del ciclo de negocio, desde la captura y la creación, pasando por el compartir los contenidos, y cubriendo también la aprobación y publicación. Estos módulos se pueden utilizar out-of-the-box, o como base para desarrollar casos de uso particulares.
La Plataforma proporciona un conjunto predeterminado de características de administración de documentos y puede ser enriquecida por los módulos siguientes:
- Gestión de documentos, que proporciona funciones adicionales de gestión de documentos.
- Colaboración Social, que permite compartir documentos, carpetas completas e incluso la edición online.
- Gestión de activos digitales (Digital Assets Management), que proporciona funcionalidad adaptada a los contenidos multimedia.
Características
- Administra documentos empresariales.
- Versionado de documentos
- Workflows
- Rendimiento
- Análisis
- REST API
Implementación en TotalPlay
En el pasado TotalPlay utilizaba SharePoint Foundation como su software Gestor de Contenidos Empresariales, sin embargo, solo se utiliza como repositorio de archivos dada su complejidad de uso, configuración y limitaciones de versión.
TotalPlay requiera en su momento la implementación de un ECM (Enterprise Content Management) que en lo inmediato permitiera: la ingesta todo tipo de documento, generar repositorios de archivos estructurados en forma de jerarquía de carpetas, búsqueda por metadatos de los archivos y REST API para la integración con otros sistemas; adicionalmente se requería que el ECM tuviera las siguientes capacidades: Gestión de archivos mediante WorkFlows, versionamiento de archivos manualmente y automático, búsqueda dentro del contenido de los archivos.
Bajo el siguiente antecedente se solicitó atender el siguiente objetivo general
- Implementar un Gestor de Contenidos Empresariales en TotalPlay que permita:
- Gestionar los documentos basado en una jerarquía de carpetas.
- Búsqueda por Metadatos.
- Contenga una REST API para la integración con otros sistemas.
- Integración con su sistema de seguridad
Para atender las necesidades antes expuestas se revisó varias herramientas de gestión de contenido sin embargo al final de la revisión exhaustiva se decidió por implementar NUEXO como herramienta de gestión documental OpenSource al tener las mayores ventajas tecnologías y beneficios para TotalPlay.
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En conjunto con personal de TotalPlay, se logró la implementación del sistema Nuxeo, el cual tiene un buen rendimiento con una cantidad de archivos considerable actualmente ingestados. Próximanente se integrará la funcionalidad de edición en línea para documentos office, esto ayudará aún más al personal de TotalPlay para agilizar su trabajo dentro de su área.